Een schriftelijk mandaat van hoogstens drie jaar
art. 3.89 §1 BWDe overeenkomst somt op welke prestaties forfaitair zijn en welke niet. Ze wordt niet stilzwijgend verlengd, dus de vergadering beslist telkens opnieuw.
Wetgeving
Wat de wet vraagt, en waar Quotia staat
Elke vereniging van mede-eigenaars moet wettelijk een syndicus hebben. Een mede-eigenaar mag dat zelf zijn, zonder erkenning. Hieronder staat wat de wet dan van hem vraagt, en waar het platform ophoudt.
Dit is een samenvatting in gewone taal, geen wettekst. De artikelen verwijzen naar Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek, de Belgische appartementswet. In het platform zelf staat bij elk artikel de letterlijke tekst.
De vereniging en haar syndicus
Zodra een gebouw in kavels verdeeld is, bestaat er een vereniging van mede-eigenaars. Die moet een syndicus hebben, ook een blok van drie appartementen. Een mede-eigenaar mag dat zelf zijn.
Een uittreksel aan de ingang
art. 3.89 §2 BWDe gegevens van de syndicus hangen zichtbaar aan de ingang van het gebouw, samen met de plaats waar het register van de beslissingen te raadplegen is.
Een aansprakelijkheidsverzekering
art. 3.89 §5, 8° BWDe syndicus verzekert zijn aansprakelijkheid en levert daarvan het bewijs. Neemt hij het mandaat onbezoldigd op, dan betaalt de vereniging de premie.
Een reglement van interne orde
art. 3.85 §3 BWBij onderhandse akte, met onder meer de periode van vijftien dagen waarin de jaarlijkse vergadering moet vallen.
Het mandaat ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen
Ook een vrijwillige syndicus laat zijn mandaat inschrijven, via een erkend ondernemingsloket. Dat kost 1,11.5 EUR (tarief 2026) en wordt betaald door de vereniging.
Wettelijk verplicht op grond van een koninklijk besluit, buiten Boek 3 BW.
De algemene vergadering
De vergadering beslist, de syndicus voert uit. Rond die vergadering legt de wet termijnen op die niet onderhandelbaar zijn, en daar loopt het bij een vrijwillige syndicus meestal mis.
Elk jaar een gewone vergadering
art. 3.87 §2 BWIn de periode die het reglement van interne orde vastlegt. Mede-eigenaars die samen een vijfde van de aandelen bezitten, kunnen daarnaast een vergadering vragen.
Agendapunten van de mede-eigenaars
art. 3.87 §4 BWElke mede-eigenaar mag punten laten agenderen, minstens drie weken voor de eerste dag van die periode.
De oproeping, minstens vijftien dagen vooraf
art. 3.87 §3 BWMet plaats, dag, uur en agenda, en aangetekend, tenzij iemand individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk met een ander kanaal instemde.
Het aanwezigheidsquorum bij de start
art. 3.87 §5 BWDe vergadering telt eerst na of er genoeg mede-eigenaars en genoeg aandelen aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
De volstrekte meerderheid als regel
art. 3.87 §8 BWTenzij de wet voor dat punt een gekwalificeerde meerderheid vraagt.
Gekwalificeerde meerderheden
art. 3.88 §1 BWOnder meer werken aan de gemene delen en wijzigingen aan de statuten vragen twee derde of vier vijfde van de stemmen.
Notulen ter zitting ondertekend
art. 3.87 §10 BWDe notulen worden op het einde van de vergadering opgemaakt en daar ook ondertekend, niet weken later.
Het register binnen dertig dagen
art. 3.87 §12 BWDe beslissingen gaan binnen dertig dagen in het register van de vereniging en naar elke stemgerechtigde.
Het geld van de vereniging
Het vermogen van de vereniging dient uitsluitend voor het behoud en het beheer van het gebouw. De wet zegt letterlijk op welke rekeningen het staat.
Werkkapitaal en reservekapitaal op afzonderlijke rekeningen
art. 3.86 §3 BWAlle rekeningen staan op naam van de vereniging zelf. Niet op naam van de syndicus, en niet op die van een platform.
Een reservekapitaal opbouwen
art. 3.86 §3 BWVanaf vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemene delen legt de vereniging jaarlijks minstens vijf procent van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar opzij. De vergadering kan daar met vier vijfde van de stemmen van afzien.
Een commissaris van de rekeningen
art. 3.91 BWDe vergadering wijst er jaarlijks een aan, in elke vereniging. Dat mag een mede-eigenaar zijn.
Een boekhouding en een begroting
De vereniging voert een boekhouding en legt jaarlijks een begrotingsraming ter stemming voor. Onder twintig kavels, kelders, garages en staanplaatsen niet meegeteld, volstaat een vereenvoudigde boekhouding.
Wettelijk verplicht als onderdeel van de opdrachten van de syndicus.
Bij een verkoop en bij een wissel van syndicus
Twee momenten waarop de wet met de klok werkt, en waarop een gebouw zonder geordend dossier vastloopt.
Inlichtingen aan de notaris
art. 3.94 BWVerkoopt een mede-eigenaar zijn appartement, dan bezorgt de syndicus de notaris binnen strikte termijnen de stand van de rekeningen, de lopende dossiers en de beslissingen.
Het volledige dossier binnen dertig dagen
art. 3.89 §5, 7° BWBij het einde van het mandaat draagt de uittredende syndicus het volledige beheersdossier over aan zijn opvolger, boekhouding en activa inbegrepen.
Waar Quotia staat
Een platform naast de syndicus, niet in zijn plaats
Het beroep van syndicus is in België beschermd. Wie het als zelfstandige uitoefent, moet erkend zijn. Daarom is de rolverdeling bij ons scherp.
Quotia is geen syndicus
Wij voeren geen syndicusmandaten en noemen ons nergens uw syndicus. Het mandaat ligt bij een mede-eigenaar van uw gebouw, en die mag syndicus zijn van zijn eigen vereniging zonder erkenning van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars.
Quotia houdt geen geld van uw vereniging
Bijdragen gaan rechtstreeks naar een rekening op naam van de vereniging. Quotia is nooit begunstigde van een betaling en houdt geen gelden van derden aan. Wat wij wel doen: domiciliëringen naar die rekening opzetten en opvolgen, en verwittigen wanneer er te veel op de zichtrekening staat.
Quotia beslist niet in de plaats van de vergadering
Wij rekenen uit, bereiden voor, zetten klaar en herinneren. De vergadering beslist en de syndicus voert uit. Elke oproeping, elke notulen en elke betaling passeert een mens die ze bevestigt.
Een erkende syndicus ter plaatse
Wilt u iemand die uw algemene vergadering ter plaatse komt leiden, dan verwijzen wij naar een BIV-erkende syndicus uit het netwerk van aangesloten syndici. Dat is een aparte betaalde prestatie en geen onderdeel van het abonnement.
Welke taken Quotia vandaag effectief uitvoert en welke nog in voorbereiding zijn, staat taak per taak op Wat we doen.
Gegevens en geld
Uw gegevens en uw geld
Het geld van het gebouw blijft van het gebouw
De rekeningen van de vereniging staan altijd op haar eigen naam, met het werkkapitaal en het reservekapitaal apart, zoals art. 3.86 §3 BW het vraagt. Betaalt een mede-eigenaar zijn bijdrage via het platform, dan gaat die betaling rechtstreeks naar de rekening van de vereniging.
Waar uw gegevens staan
Uw documenten, mails en gesprekken staan op servers in de Europese Unie, op versleutelde schijven, met dagelijkse reservekopieën. De AI-modellen die uw teksten lezen draaien vandaag bij Anthropic in de Verenigde Staten, met een verwerkersovereenkomst en standaardcontractbepalingen; dezelfde modellen in een Europese regio zijn voorbereid als instelling.
Wat van u blijft
Alles wat u oplaadt blijft van de vereniging. Elk bestand wordt byte voor byte bewaard zoals u het gaf en wordt nooit gewijzigd, want het origineel is het bewijsstuk. Stopt u met Quotia, dan krijgt u die originelen terug.
De artikelen op deze pagina zijn nagelezen tegen de officiële tekst op 16/08/2026. Teksten van 18/08/2026.