Quotia onthoudt alles wat er over uw appartementsgebouw bestaat, van de basisakte tot de mail van vorige week, zodat de mede-eigenaar die vrijwillig syndicus is het beheer aankan.
Quotia ondersteunt de vrijwillige syndicus en voert zelf geen syndicusmandaten. U houdt het mandaat en de beslissingen.
Residentie Voorbeeld, 4 appartementen
Waarom dit bestaat
De wet vraagt een syndicus, de markt levert er geen voor kleine blokken. Zo komt het werk bij een mede-eigenaar terecht die er geen tijd of ervaring voor heeft.
4 op 10
Bijna 40 procent van de Belgische appartementsgebouwen heeft geen geregistreerde syndicus. Meestal doet iemand het er stilzwijgend bij, met een schoendoos papieren en een groepsgesprek op de telefoon.
Bron: onderzoek concurrentie, 16/08/2026, op basis van een persbericht van 05/11/2025.
2.400,00 EUR
Professionele kantoren weigeren kleine blokken of rekenen minimumforfaits van circa 2.400,00 EUR per jaar. Voor vier appartementen weegt dat zwaar op de gemeenschappelijke kas.
Bron: onderzoek markt en wetgeving, 16/08/2026.
Verplicht
Zodra er een vereniging van mede-eigenaars is, moet er een syndicus zijn. Er bestaat geen uitzondering voor een blok van twee of drie appartementen. Het mandaat is schriftelijk en duurt hoogstens drie jaar.
Bron: Boek 3 BW, art. 3.89 §1 BW.
Wat Quotia doet
Geen software die u zelf moet leren bedienen, maar een platform dat het werk grotendeels overneemt en u het overzicht teruggeeft.
Laad op wat er is: mails, notulen, de basisakte, polissen, facturen, foto's en zelfs de export van uw groepsgesprek. Quotia leest alles en onthoudt wie wat gezegd of beloofd heeft.
Concreet: Bij elk antwoord staat de bron: het document en de bladzijde, of de mail en de datum.
De rekeningen staan op naam van de VME zelf. Quotia leest de uittreksels in en koppelt elke verrichting aan een dossier of aan een eigenaar.
Concreet: Werkkapitaal en reservekapitaal staan apart, zoals art. 3.86 §3 BW het vraagt, en u ziet wie zijn bijdrage nog moet betalen.
Quotia bewaakt de wettelijke termijnen, stelt de oproeping en de agenda op, telt de quotiteiten en de meerderheden mee en maakt achteraf de notulen klaar. U leest na, u past aan, u ondertekent.
Concreet: De oproeping vertrekt minstens vijftien dagen vooraf (art. 3.87 §3 BW) en de beslissingen staan binnen dertig dagen in het register (art. 3.87 §12 BW).
Elke mede-eigenaar heeft het groepsgesprek van het gebouw en zijn eigen scherm. Vragen stellen gaat in gewone taal, zoals u het aan een buur zou vragen.
Concreet: In Mijn deel ziet elke eigenaar wat hij betaald heeft, wat openstaat en welke dossiers zijn appartement raken.
Pas benoemd op de vergadering? De begeleide setup loopt de verplichte stappen af: het mandaat inschrijven, de rekeningen van de VME, de verzekering en de rest van de checklist.
Concreet: Per stap ziet u wat klaarstaat, wat het kost en wat u zelf bevestigt. De inschrijving van het mandaat bij een ondernemingsloket kost 111,50 EUR (tarief 2026), betaald door de VME.
Hoe u begint
De basisakte is de enige die er echt moet zijn. De rest mag rommelig binnenkomen: notulen, polissen, facturen, oude mails, de export van de WhatsApp-groep. Reken op een half uur.
Uit de basisakte komen de kavels en de quotiteiten, uit de documenten komen de termijnen en de lopende dossiers. U kijkt na en past aan waar het fout gelezen is.
Zij krijgen een mail met een link. Geen wachtwoord om te onthouden, geen installatie. Vanaf dan ziet iedereen hetzelfde gebouw en stopt het zoeken in oude berichten.
Gegevens en veiligheid
Dit is de vraag die telt voor u wat dan ook oplaadt. Daarom staat het antwoord hier open op de pagina, en niet weggeklapt onder een vraagteken.
De rekeningen van de VME staan altijd op naam van de VME zelf, met het werkkapitaal en het reservekapitaal op afzonderlijke rekeningen, zoals art. 3.86 §3 BW het vraagt. Quotia houdt nooit geld van uw gebouw aan en is nooit begunstigde van een betaling. Betaalt een mede-eigenaar zijn bijdrage via het platform, dan gaat die betaling rechtstreeks naar de rekening van de VME.
Uw documenten, mails en gesprekken staan op servers in de Europese Unie, op versleutelde schijven, met dagelijkse reservekopieën. Alleen het Quotia-team kan er technisch bij, voor onderhoud en ondersteuning. De AI-modellen die uw teksten lezen draaien vandaag bij Anthropic in de Verenigde Staten, met een verwerkersovereenkomst en standaardcontractbepalingen; dezelfde modellen in een Europese regio zijn voorbereid als instelling. Wat nog niet vastligt, schrijven we hier niet.
De syndicus ziet het volledige dossier van het gebouw. Een mede-eigenaar ziet het gebouw plus zijn eigen deel: wat hij betaald heeft, wat openstaat en welke dossiers zijn appartement raken. Wat twee mensen een-op-een bespreken, blijft tussen hen.
Ze leest, onthoudt, bereidt voor en zet klaar. Ze beslist niets. Elke oproeping, elke notulen en elke betaling passeert een mens die ze bevestigt. Bij elk antwoord staat de bron, zodat u het zelf kunt nakijken.
Alles wat u oplaadt blijft van de VME. Elk bestand wordt byte voor byte bewaard zoals u het gaf en wordt nooit gewijzigd, want het origineel is het bewijsstuk. Stopt u met Quotia, dan krijgt u die originelen terug.
Wat het kost
10,00 EUR per appartement per maand. Niet per module, niet per uur, en niet per gebruiker.
| Appartementen | Per maand | Per jaar |
|---|---|---|
| 2 | 20,00 EUR | 240,00 EUR |
| 4 | 40,00 EUR | 480,00 EUR |
| 6 | 60,00 EUR | 720,00 EUR |
| 8 | 80,00 EUR | 960,00 EUR |
| 10 | 100,00 EUR | 1.200,00 EUR |
Ter vergelijking: een klassiek kantoor rekent voor een blok van vier appartementen circa 2.400,00 EUR per jaar, als het uw blok al aanneemt. Bron: onderzoek markt en wetgeving, 16/08/2026.
Een erkende syndicus die uw algemene vergadering ter plaatse komt leiden, blijft mogelijk als aparte betaalde prestatie. Die staat los van het abonnement.
Wie er achter zit
Quotia is in opbouw. Het eerste gebouw is de vereniging van mede-eigenaars waar de initiatiefnemer zelf de vrijwillige syndicus is, in Antwerpen. Daar wordt het platform op een echt dossier gebruikt voor het ergens anders binnenkomt. Wij zeggen dat liever dan te doen alsof er al honderd gebouwen draaien.
Quotia is in oprichting. Zodra de vennootschap ingeschreven is, staan de naam, het ondernemingsnummer en het vestigingsadres onderaan elke pagina. Zolang dat niet zo is, zetten we er geen plaatshouder die op echte gegevens lijkt.
Via de contactpagina of rechtstreeks op hallo@quotia.be. Uw bericht komt bij een mens terecht, niet bij een antwoordapparaat.
Goed om te weten
In een half uur laten we zien hoe uw eigen dossiers, mails en rekeningen eruitzien in Quotia. Vrijblijvend, en u beslist daarna zelf.
Liever meteen mailen? Stuur de naam en het adres van uw gebouw naar hallo@quotia.be.